Art. 6 / Art. 9 DSGVO
Rechtsgrundlage
Vertrag, berechtigtes Interesse oder Einwilligung — sauber begründet pro Verarbeitungszweck. Bei Gesundheits- oder Sozialdaten zusätzlich Art. 9.
Guide · Datenschutz
DSGVO & KI in der Kanzlei — rechtssicher statt riskant.
ChatGPT, Microsoft Copilot, DATEV-KI: was Steuerkanzleien zwischen DSGVO, § 203 StGB und EU AI Act tatsächlich erfüllen müssen — mit Anbieter-Check, DSFA-Pflichten und 5-Schritte-Fahrplan.
Kurz vorweg
Vier Sätze, die jede Kanzlei verinnerlichen sollte.
01
Rechtsgrundlage zuerst
Ohne Art. 6/9 DSGVO darf nicht eine Zeile Mandantendaten ins LLM.
02
AVV ist Pflicht
Jeder externe KI-Anbieter braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28.
03
US-Transfer prüfen
Schrems II gilt weiter. DPF + SCC + ergänzende Maßnahmen — oder EU-Residency.
04
§ 203 StGB bleibt
Berufsgeheimnis überlagert die DSGVO. Hilfspersonen müssen verpflichtet sein.
Ausgangslage
Warum KI in der Kanzlei ein DSGVO-Brennpunkt ist.
Mandantendaten sind nicht „normale" personenbezogene Daten. Sie sind durch § 203 StGB strafbewehrt geschützt — und werden in vielen Kanzleien täglich in Copy-&-Paste-Manier an LLMs übergeben.
Besondere Vertraulichkeit
Mandatsverhältnis = strafrechtliches Berufsgeheimnis. Externe Dienstleister sind nur als förmlich verpflichtete Hilfspersonen (§ 62a StBerG) zulässig.
Automatisierte Entscheidungen
Art. 22 DSGVO greift, sobald KI-Outputs unkritisch übernommen werden — etwa bei Bonitätsbewertungen oder steuerlichen Empfehlungen.
Trainingsdaten-Risiko
Was im Prompt landet, kann in Modellgewichten landen. Ohne Trainings-Opt-out ist Vertraulichkeit nicht mehr garantierbar.
Die sechs Pflichten
Was die DSGVO konkret beim KI-Einsatz verlangt.
Art. 28 DSGVO
Auftragsverarbeitung
AVV mit jedem KI-Anbieter, der Daten verarbeitet. Subunternehmer, Löschfristen, Weisungen und Auditrechte schriftlich fixieren.
Art. 32 DSGVO
Technisch-organisatorische Maßnahmen
Pseudonymisierung, Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, EU-Datenresidenz, Trainings-Opt-out, Logging.
Art. 35 DSGVO
Datenschutz-Folgenabschätzung
Pflicht bei systematischer Profilbildung, automatisierten Entscheidungen oder besonderen Datenkategorien — fast immer bei generativer KI mit Mandantendaten.
Art. 13 / 14 DSGVO
Informationspflichten
Mandanten transparent informieren: welche KI, welcher Zweck, welche Daten, welches Drittland. Idealerweise im Mandatsvertrag verankert.
Art. 15–22 DSGVO
Betroffenenrechte
Auskunft, Löschung, Widerspruch, Recht auf nicht-automatisierte Entscheidung. Prozesse müssen auch KI-Outputs abdecken — inkl. Trainingsdaten.
Anbieter-Check
Welche KI-Tools sind für Mandantendaten geeignet?
Schnappschuss Juni 2026. Vertragslagen ändern sich — die Tabelle ersetzt nicht den eigenen DSFA-Prozess, gibt aber die Richtung vor.
| Tool | Datenresidenz | AVV | Training | Mandatsdaten |
|---|---|---|---|---|
ChatGPT (Free / Plus) Für Mandantendaten ausgeschlossen. | USA, global | Nein | Standard: an | ungeeignet |
ChatGPT Enterprise / Team Mit DPA, EU-Residency und DSFA einsatzfähig. | EU optional (Team), Enterprise mit Data Residency | Ja (DPA) | Aus per Vertrag | bedingt |
Microsoft 365 Copilot Bei korrekter Tenant-Konfiguration & Zugriffskontrolle. | EU Data Boundary | Ja (Microsoft DPA) | Aus | geeignet |
DATEV KI-Assistent Branchenspezifisch, BStBK-konform ausgerichtet. | Deutschland | Ja (Standard-AVV DATEV) | Aus | geeignet |
Google Gemini (Workspace) Workspace-Tarif zwingend, Consumer-Variante ungeeignet. | EU optional | Ja | Aus (Workspace) | bedingt |
Berufsrecht
Berufsgeheimnis schlägt Bequemlichkeit.
Drei Normen, die in jeder Kanzlei vor der ersten Prompt-Zeile beantwortet sein müssen.
§ 203 StGB: Offenbarung fremder Geheimnisse ist strafbar. Übermittlung an einen externen KI-Anbieter ohne Verpflichtung als Hilfsperson erfüllt den Tatbestand.
§ 57 StBerG: Verschwiegenheitspflicht der Steuerberater. Sie umfasst alles, was im Mandat anvertraut wird — auch Metadaten in Prompts.
§ 62a StBerG: Mitwirkende Personen — auch externe Dienstleister und KI-Anbieter — sind förmlich zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Ohne diese Verpflichtung scheidet der Einsatz aus.
Fahrplan
In fünf Schritten DSGVO-konform mit KI arbeiten.
Bestandsaufnahme
- Alle eingesetzten KI-Tools erfassen — inkl. Schatten-IT auf Privatgeräten
- Pro Tool: Zweck, Datenkategorien, Nutzergruppe, Anbieter, Vertragslage
- Eintrag in KI-Inventar & Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Risikoeinordnung
- Einstufung nach AI Act (Art. 5 / 6 / 50) und DSGVO-Risikohöhe
- Schwellwertanalyse: ist eine DSFA nach Art. 35 erforderlich?
- Berufsgeheimnis-Check: § 203 StGB, § 57 StBerG, § 62a StBerG
Vertrag & TOM
- AVV (Art. 28) abschließen oder nachverhandeln, Subunternehmer prüfen
- TOM dokumentieren: EU-Residency, Verschlüsselung, Logging, Opt-out
- Bei US-Transfer: Data Privacy Framework + SCC + ergänzende Maßnahmen
DSFA & Richtlinie
- DSFA durchführen, Restrisiko bewerten, ggf. Aufsicht konsultieren
- Kanzlei-KI-Richtlinie verabschieden — Whitelist, Verbote, Meldewege
- Mandanten informieren — Mandatsvertrag und Datenschutzhinweise anpassen
Schulung & Nachweis
- Mitarbeitende nach Art. 4 AI Act und § 62a StBerG schulen
- Schulungsregister anlegen — Person, Modul, Datum, Wiedervorlage
- Jährliche Auffrischung, Trigger bei Tool- oder Versionswechsel
In der Praxis
Sechs Do's, sechs Don'ts.
Do
- Mandantendaten vor Übermittlung pseudonymisieren oder anonymisieren
- Nur Tools mit AVV, EU-Residency und Trainings-Opt-out freigeben
- DSFA dokumentieren — auch wenn das Ergebnis „geringes Restrisiko“ lautet
- Mandant aktiv informieren, wenn KI im Mandat eingesetzt wird
- Output immer durch fachlich qualifizierte Person prüfen (Vier-Augen)
- Prompt-Hygiene schulen: keine Klarnamen, keine Steuer-IDs, keine Kontoauszüge
Don't
- Mandantendaten in kostenlose Web-Tools (Free-ChatGPT, Consumer-Gemini) kippen
- Auf den AVV verzichten, weil „nur kurz getestet“ wird
- US-Transfers ohne Transfergrundlage und ergänzende Maßnahmen tolerieren
- Automatisierte Bonitäts- oder Personalentscheidungen ohne menschliche Aufsicht
- Schulungen nur mündlich „nebenbei“ machen — ohne Register kein Nachweis
- Mandantenkommunikation aus dem KI-Tool ungeprüft versenden
FAQ
Häufige Fragen zu DSGVO & KI in der Kanzlei
Darf ich ChatGPT oder Copilot mit echten Mandantendaten füttern?
Im Grundsatz nein. Mandantendaten fallen unter § 203 StGB (Berufsgeheimnis) und die DSGVO. Vor jeder Übermittlung an einen externen KI-Dienst braucht es eine wirksame Rechtsgrundlage (Art. 6 / Art. 9 DSGVO), einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28), geeignete TOM (Art. 32) und — bei US-Anbietern ohne Enterprise-EU-Setup — eine belastbare Transfergrundlage nach Schrems II. Das kostenlose ChatGPT-Web-Interface erfüllt diese Anforderungen regelmäßig nicht. Geeignet sind nur Enterprise-Verträge mit AVV, EU-Datenresidenz und Trainings-Opt-out — oder lokal/regional gehostete Modelle.
Reicht der Standard-AVV von OpenAI oder Microsoft aus?
Der reine AVV ist Pflicht, aber nicht hinreichend. Sie müssen zusätzlich prüfen: tatsächliche Datenresidenz (EU vs. global), Trainingsausschluss (default an oder aus?), Subunternehmer-Liste, Löschfristen, Auditrechte und — bei US-Konzernen — Transfergrundlage (Data Privacy Framework, EU-SCC, ergänzende Maßnahmen). Microsoft 365 Copilot mit EU Data Boundary erfüllt mehr Punkte als die Consumer-Version von ChatGPT.
Was, wenn der Mandant ausdrücklich einwilligt — darf ich dann alles?
Eine informierte Einwilligung kann § 203 StGB entschärfen, hebelt aber DSGVO und AI Act nicht aus. Sie braucht klare Information über den eingesetzten Dienst, Datenkategorien, Übermittlungswege und Drittlandtransfer — und sie muss freiwillig, widerrufbar und dokumentiert sein. Für Bonitäts- oder Scoring-Entscheidungen (Hochrisiko nach Anhang III) reicht eine pauschale Einwilligung ohnehin nicht.
Brauche ich eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) für KI-Tools?
In aller Regel ja, sobald systematische Profilbildung, große Mengen besonderer Datenkategorien oder automatisierte Entscheidungen mit Wirkung für Betroffene im Spiel sind (Art. 35 DSGVO i. V. m. der Muss-Liste der DSK). Für klassische Bürohelfer (Zusammenfassen, Übersetzen ohne Personenbezug) kann eine kurze Schwellwert-Analyse genügen — sie ist aber zu dokumentieren.
Wie verhalten sich DSGVO und EU AI Act zueinander?
Sie gelten parallel und kumulativ. Der AI Act regelt das KI-System (Risikoklasse, Transparenz, menschliche Aufsicht), die DSGVO die Verarbeitung personenbezogener Daten darin. Art. 26 AI Act verweist sogar explizit auf die DSGVO. Heißt praktisch: Wer DSGVO-Pflichten erfüllt, ist nicht automatisch AI-Act-konform — und umgekehrt.
Was sagen BStBK und Datenschutzaufsichten zur KI-Nutzung in Kanzleien?
Die Bundessteuerberaterkammer hat in mehreren Hinweisen (zuletzt 2025) klargestellt: KI-Nutzung ist zulässig, aber nur mit Berufsgeheimnis-konformer Vertragslage, Schulung der Hilfspersonen (§ 62a StBerG) und dokumentierter Prüfung. Die DSK hat in der Orientierungshilfe zu KI-Anwendungen vergleichbare Linien gezogen.
Wie dokumentiere ich die DSGVO-Prüfung eines KI-Tools praktisch?
Ein Tool-Steckbrief pro KI-Anwendung: Zweck, Datenkategorien, Rechtsgrundlage, AVV-Status, Subunternehmer, Drittland-Transfer, TOM, DSFA-Ergebnis, Risikoklasse nach AI Act, Schulungspflicht, Verantwortliche/r. Plus Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) und Eintrag in der KI-Inventarliste. Das ist die Mappe, die einer Aufsichtsanfrage standhält.
DSGVO-Mappe, die einer Aufsichtsanfrage standhält.
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Hinweis: redaktioneller Praxis-Guide, keine Rechtsberatung im Einzelfall.